Office Organising

1 – Entretien Téléphonique

L’objectif de cet entretien est de faire connaissance avec vous afin de vous mettre à l’aise et en confiance, d’en savoir plus sur votre situation personnelle ainsi que sur votre espace numérique. Nous discuterons ensemble de vos besoins, vos objectifs, vos attentes et de vos contraintes. Cela me permettra d’évaluer votre niveau de confort en informatique. Je m’assure également que vous avez bien compris en quoi consiste mon travail.

N’hésitez surtout pas à me poser toutes vos questions et à exprimer l’ensemble de vos appréhensions, j’y répondrais au mieux.

2 – Visite et Diagnostic

À la suite de l’entretien téléphonique, je me déplace chez vous pour procéder à une visite d’évaluation et de diagnostic de votre espace numérique afin de constater l’ampleur du travail à effectuer.

Pendant cette visite, je vais pouvoir, concrètement, cerner vos habitudes quotidiennes au sein de votre espace numérique. Des questions vous seront posées sur l’état actuel de votre espace numérique, votre souhait concernant son état futur et sur l’ensemble de vos valeurs personnelles (environnementales, etc…).

Cette visite a pour objectif d’évaluer, de manière plus précise, le temps et le matériel nécessaires à l’exécution de la mission. À ce moment là, j’aurais probablement besoin de prendre des photos pour vous proposer un compte-rendu de qualité. Néanmoins, vous aurez toujours la possibilité de refuser de signer votre droit à l’image. Cependant, sachez que cela pourrait compromettre la qualité de mon travail.

3 – Compte-Rendu

À cette étape, je vous proposerai un plan d’organisation sur la base et l’analyse de l’ensemble des informations que vous m’avez communiquées à l’entretien et celles recueillies lors de la visite. Ce plan sera accompagné d’un devis estimatif.

Après en avoir pris connaissance, il sera tout à fait possible d’apporter des modifications. Il est même souhaitable que nous en rediscutions ensemble, si nécessaire. Une fois l’ensemble validé, ce sera le moment de fixer une date pour débuter la première intervention de la prochaine étape.

4 – Tri et Désencombrement

C’est l’étape la plus importante du processus. Un ensemble de questions pertinentes seront posées pour vous aider à prendre la décision, qui vous conviendra le mieux, à propos de chaque fichier de votre espace numérique. Durant cette étape, vous serez sensibiliser aux différentes méthodes d’acquisition future pour éviter de devoir refaire du tri et désencombrer un grand nombre de fichiers.

Plus concrètement, le jour de l’intervention, avant de commencer quoi que ce soit, nous mettons en place un kit d’organisation, pour plus d’efficacité dans le temps de traitement des fichiers rencontrés sur votre espace numérique. Pour cela, nous aurons probablement besoin de divers supports papiers pour nous aider : post-it, bloc-notes, cahiers ou autres supports, stylos/feutres/crayons de papiers, de couleurs ou non.

Une fois le kit mis en place, il faudra déterminer les différents critères de tri : à trier/ranger, à traiter, en cours de traitement, à garder (souvenirs), à supprimer.

À noter que votre présence est indispensable. En effet, je ne peux me permettre de prendre des risques concernant la confidentialité et la sécurité de vos fichiers numériques. Je ne prends aucune décision à votre place sur le devenir de vos fichiers.

Il existe autant de méthodes que de personnes. Si vous voulez en savoir plus, je vous invite à lire mes articles de blog ou à écouter mes épisodes de podcast à ce sujet.

En voici quelques unes :

• Par thèmes (maison, santé, finance, transport, etc…),
• par personnes (moi, papa, maman, etc…).

5 – Organisation et Rangement

À cette étape, l’analyse de vos habitudes de vie me permettra pour vous aider à trouver la meilleur gestion possible au quotidien. L’objectif est que, plus tard, la gestion de votre espace numérique vous prenne le moins de temps possible lorsque des périodes de désordre ponctuelles réapparaissent.

Dans un premier temps, nous nous occupons (ou vous vous occupez, en toute autonomie), en priorité, des fichiers à désencombrer et donc à supprimer. À noter, pour éviter toute erreur de suppression définitive, un dossier « à supprimer » sera créé, pour que vous puissiez le parcourir à nouveau de votre côté.

Ensuite, en fonction des objectifs définis en amont, 2 possibilités s’offrent à nous :

• Soit, nous nous attaquons au rangement et à l’organisation des catégories « à traiter » et « en cours de traitement » pour que vous puissiez reprendre en main votre quotidien.
• Soit, nous continuons avec les catégories « à trier/ranger » et « à garder ».

À noter qu’entre 2 interventions, vous pouvez, tout à fait, continuer sans ma présence, pour accélérer le processus.

Aussi, si besoin, nous verrons ensemble comment nommer vos fichiers pour que vous puissiez les retrouver facilement à l’avenir.

6 – Suivi

L’objectif de cette étape est de faire en sorte que cette nouvelle organisation soit pérenne et donc bien adaptée à votre mode de vie actuel. Elle me permet de m’assurer de la qualité de mon travail de ciblage et compréhension de vos besoins. Il est tout à fait possible que des ajustements soit nécessaires. La durée du suivi sera déterminée en fonction de vos besoins et de l’ampleur du travail effectué. Cela peut aller de 1 mois à une année, voire plus, pour les situations les plus délicates.